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[原创]费用报销系统:实现财务管理三大转变

向现代管理理念转变

费用报销系统是现代信息技术与会计的融合,颠覆了手工报销模式,帮助企业通过信息技术加强财务管理。主要体现在:一是增强会计人员的财务管理职能,摒弃过去“重会计核算而轻财务管理”的思想。可以根据本单位需求,对报销系统进行个性化的配置,辅助完成原先靠手工完成的统计、报表、凭证录入等繁重而机械的操作。近年来,相关部委组织了多期会计信息化、财务管理、财政制度改革等方面的培训班,大力推行具有预测、控制、核算、分析和决策功能的软件,有效地推动了费用报销系统的进一步普及,提高了会计人员对工作的认识,由过去重视会计核算逐步转向重视财务管理。

二是强化了预算管理。费用报销系统的可以实现上百种预算控制模式,其最大的特点就是费用事前控制,从源头杜绝资金风险,预算管理的作用真正凸显起来。预算理念由过去为预算而预算、凭经验估计预算、预算编制与预算执行脱节、对结果和效益不实行跟踪问效等向科学编制预算、严肃预算执行、强化预算监督等方向转变,使预算管理逐步实现了科学化、规范化、有效化。

向管理型会计转变

费用报销系统不仅减轻了会计核算方面的工作,而且还提供了包括信用管理、效率管理、预算管理及其他决策支持,此外其强大的流程设计器功能可以灵活制定和优化各种费用管理流程,使企业财务运作日趋完善。通过费用报销系统的实施,使企业财务部门的会计职能发生了很大变化,由过去单纯记账向综合管理转变。
   
目前,实施安财费用报销系统的单位越来越多,关键在于以往的手工操作存在很大的缺陷性。主要表现为:一方面耗时、费力,会计人员基本局限在记账、算账、报账的会计核算工作中,没有时间和精力进行会计分析、预测、控制和监督等管理工作,会计职能单一,会计在管理中的作用得不到充分发挥,会计扮演的是大出纳的角色,另一方面会计资料的收集、存储、加工、整理、传输速度慢、出错率高,会计信息传递不及时,难以满足财务管理的需要。

费用报销系统把会计人员从繁重的手工算账、结账的工作中解放出来,能够有更多的时间和精力从事会计分析、预测等财务管理工作,当好领导的参谋。通过与其他会计信息的集成与共享,使大量分散式的数据转换为有系统的综合信息,既可以按会计期间(月、季、年)来披露会计信息,也可以按照管理的需求,随时生成所要信息,为单位制定各项发展规划、为领导决策提供实时动态的全方位会计信息。

向集约化管理转变

安财费用报销系统并不是简单模仿手工会计处理事务,更是充分利用信息技术对会计流程进行再造并固化成统一执行的标准,是对会计管理的变革,促使会计管理由过去的投入多、效率低、效益差向减少投入、提高效率、讲求质量转变。传统手工会计下,工具主要是纸张、笔墨和计算器,会计业务处理全部依赖于手工操作,造成会计数据处理效率低,及时性差,差错率高,存储分散、成本高,财务管理工作则处于粗放状态。

费用报销系统促使财务管理由粗放逐步转向集约,主要体现在:一是提高了会计核算的效率和质量,使会计业务处理实现了“人机”结合。计算机不仅代替了原来的手工操作,提高了工作效率,而且还实现了手工条件下不愿意采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更加细致、深入,会计资料质量提高,为管理提供的会计信息更加准确、有效。二是提升了会计信息的价值。预算控制、报表分析、信用管理等会计信息的价值不仅体现在科研单位经济活动的决策中,更重要的是成为安排财政投入、进行宏观调整的基础。三是增强了会计队伍和整体素质。会计信息化要求会计人员既要精通会计知识、还要掌握计算机、网络等方面的技术。