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[原创]网上报销:企业费用控制的必由之路

金融危机的影响尚未完全消除,虽然国内经济已呈现好转的迹象。对大多企业而言,过去惨淡经营的一年里,并不是一无所获,起码这次危机唤起了他们对成本控制的重视。但在内部加强成本控制并不意味着简单地压缩预算支出,而需要合理解决开源与节流之间的关系,只有找到两者最佳平衡点,才能制定有针对性成本控制策略。

在企业运营管理中,费用报销与控制看似不太重要,但是除了生产原料成本外,差旅费用、业务招待费用、营销费用、广告促销费用等支出构成了企业主要运营成本。由于缺乏有效的管理,毫不夸张地说,很多费用经常都是不明不白地花出去的。每一次报销,员工填写报销单,领导签字审批,财务审核完毕就可以付款了,表面上看好像流程和制度都得到了贯彻执行,但由于手工操作的局限性,报销单的金额、使用时间、用途、是否预算外支出等都无法简洁明了地展现,审计追溯起来也需要花费大量的人力和时间。

在这种手工报销模式下,费用控制俨然无法有效实施,要想有所作为,必须在模式上寻求新的突破。例如国内IT巨头中兴通讯就开始运用网上报销模式多年,并取得相当不错效益,很多知名企业也纷纷效仿,希望借助信息化手段有效控制内部的各种费用支出。那么,网上报销能给企业和员工什么样收益呢?

网上报销有助于企业财务制度贯彻执行。在实施网上报销系统的时候,首先需要深入分析业务需求,重新梳理流程并固化到系统中,这样可以在企业内部建立清晰的费用报销控制流程和规范。每一个合理的报销单据都可以按相应审批类型在标准化的流程中自动流转,员工不再为找不到领导签字犯愁,还可实时查看单据审批状态,越权审批的现象也彻底得到杜绝。

网上报销可以帮企业实现真正的实时预算控制。支付某笔费用之前,员工在系统提交相关的费用申请,如果超出预算则无法通过主管领导审批,这就从源头上控制了费用支出。例如安财网上报销系统还支持人员、部门及项目在任意时间内多维度的预算控制,不仅为财务人员节省了大量工作量,而且准确性高,不再担心单据的费用是否超出预算,可以将更多的精力用于财务管理工作本身,而非繁琐的财务核算。

网上报销可以大幅提高全员工作效率。借助互联网的便利,网上报销模式突破了时空局限,不管身处何地,只要能够上网就可以提交、审批和审核单据,员工拿着报销单到处找领导签字的情景不再出现,只需要在系统提交单据,即使出差外地,领导也可以及时审批,从而大大缩短了报销周期,员工的效率和满意度自然也可以得到提高。

其实,网上报销的收益不尽如此。它可以给企业的成本控制带来实实在在的改观,是现代企业费用管理理念的变革,这也是越来越多企业青睐网上报销模式的关键所在,是控制费用的必由之路。