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[原创]每个部门都可以从费用报销系统中获益

    有不少企业财务信息化管理应用过程中,遇到了不少困难和阻力,从而使其举步维艰,在实施信息化时应选择适合自身条件的信息化模式,确保信息化项目产生最大的收益。近年费用报销系统在国内逐步升温,不仅为大中型企事业单位所追捧,而且还得到很多信息化程度不是很高的小型企业的青睐,究其原因,费用报销系统实施成本不高,更重要的是每个部门都可以从中获益。

  一、财务部门:费用管理效率大幅提高

    财务部门是实施费用报销系统的直接受益对象,通过将费用管理流程固化到系统中,既保留原先费用审批的严肃性和科学性,同时大幅提高了费用管理效率。例如,在传统报销模式下,采用手工填写上纸质报销单,单据填写的规范性和准确性都存在很多问题,财务人员往往在核查单据内容上要花费很多时间和精力;而在安财费用报销系统中可以定义不同类型的单据模板,用于报销不同的费用,报销人可选择对应的单据填写,提交单据时必须正确按照规定填写或选择相应的内容,否则无法提交,这就在源头上保证单据的准确性,有利于快速完成财务审核工作。

    又如,报销系统中的报销凭证自动生成功能可以最大限度地减少财务人员原本繁重而机械的手工录入,节省大量的时间和精力,可以更专注于财务管理本身,而不是仅停留在财务核算层面。有助于会计分析、预测、控制和监督等管理工作的开展,充分发挥会计在管理中的作用。  

    二、业务部门:不再为费用报销而抱怨

    通常,我们会认为财务管理软件基本上是财务人员在用,与其他部门并无多大关联。但是,安财费用报销系统是一套企业级产品,只要涉及到费用申请、费用报销、报表查询和业务审批,就可以通过该系统快捷实现,各个部门都可以从中享受实惠。如:出差人员可以实时查询到自己的差旅报销进展情况,而不需要每次都向财务人员询问;即使审批领导异地出差,依然可以通过网络审批员工的报销单据,而不至于报销流程中止,客观上为快速完成报销流程创造了条件,从此不再为迟迟拿不到报销费用而抱怨,可以专注于本职工作。

    三、管理层:轻松掌控资金流

    以前,管理层想要了解部门或项目的资金使用情况,往往需要花费九牛二虎之力,财务部门没有现成的,有时甚至需集数人之力加班加点赶制报表。在实施费用报销系统后,管理层可以通过报表查询功能,及时获取本部门的费用使用情况,而无需通过财务人员的手工统计。

    另外,通过费用的事前预算控制,能有效降低资金风险。费用报销系统的预算模块可以实现一百余种预算控制方式,对项目、部门及人员的费用使用进行精准的控制,管理层可以轻松掌握某一时间段的预算使用情况,支持运营决策。而在过去,预算理念只是为预算而预算、凭经验估计预算、预算编制与预算执行脱节、对结果和效益不实行跟踪问效,费用报销系统是应用帮助企业科学编制预算、严肃预算执行、强化预算监督,使预算管理逐步实现了科学化、规范化、有效化。

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