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[原创]费用管理软件:开创财务内控新局面

企业财务内控是为企业经营目标服务,通过制定一系列相互关系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法,发挥财务管理职能,为企业发展提供有力保障。它包括了对货币资金、往来结算、存货、投资、固定资产、在建工程及销售收入等方面的管理和监督。很多情况下,企业主要以费用报销的形式向员工和合作单位支付各种业务费用,因此在费用报销环节进行有效控制和监督,对实现财务内控目标具有举足轻重的作用,费用管理软件的运用将帮助企业开创财务内控新局面。

贯彻执行财务规范,杜绝内部欺诈舞弊

在日常管理中发现,费用报销单据中有时出现从未消费的餐费或来路不明的发票,支出为按规定登记,专项资金挪做他用等等欺诈伎俩,让人防不胜防,无不能进行彻底的杜绝,将可能对企业造成不可估量的损失。

深究可以发现,传统的手工报销模式是主要根源,内控制度不能有效落实到位甚至无法落实。在这一模式下,审批流程容易出现漏洞,报销单据可以轻易涂改、伪造,分析统计工作耗时费力,信息无法及时、充分共享造成审批审核难度大,让那些企图非法欺诈企业财产的员工有机可乘。

国内外企业的成功经验证明,推动信息化管理手段可规范财务的业务流程,确保内控机制在企业各部门得以有效运行。使用专业的费用管理软件对加强企业防范欺诈具有重要现实意义,通过软件不仅仅可以实时掌握公司的费用使用状况,而且可以作为发现错误和违法行为的工具,这将有力打击“损公肥私”的行为。例如中兴通讯、万科、一汽丰田等企业先后成功实施安财费用管理软件(详情参考:www.acsoft.com.cn),该系统除了可多维、实时地反应企业的预算费用支出,还能有效封堵财务管理漏洞,防范欺诈行为。

安财费用管理软件可以设计多种报销流程满足不同类型的业务需求,所有提交的单据严格按标准流程运转,审批时可以调用单据其它信息作为参考依据,确保每一项报销费用准确、及时支付,自动对报销单据的流转和相关操作进行记录跟踪,企业用户充分肯定了安财费用管理软件在财务内控管理方面所发挥的作用。

真正的事前预算控制,全面降低运营成本

为了在实际运营中更好把握“开源”与“节流”,很多企业都建立了预算管理制度。每到年底各项目、各部门就开始忙活做下一年度的预算,耗时、耗力,终将完成预算编制。

在此不是要否认企业对预算的重视程度,只是在财务内控管理过程如果能充分运用现代信息化技术,编制预算将更加省时、省力、省心。安财费用管理软件中拥有海选的往年各类费用的详尽数据,可以直接调用并形成各种费用报表进行多维、综合的比较,通过细致分析制定相对准确的年度预算,以更好达到企业编制预算初衷。

如果说编制预算是一种手段,那么对费用支付的有效控制才是编制预算的目的。不少企业百般重视编制预算,但在实际费用发生时却没有按照预算去控制,没有起到降低企业运营成本和运营风险作用。

安财费用管理软件在预算管理方面有“刚性”和“弹性”两种控制方式,企业根据需要设定后,每一笔费用申请或费用报销都“有章可循”,系统会自动计算相关费用类型资金使用状况,提醒该笔费用“能不能支付”、“可支付多少”。

依托安财费用管理软件的智能化管理,预算严重超支、预算外费用无法报销、费用被挪它用等费用失控的情况不再出现,可见将信息化技术应用于企业财务内控管理,可为企业运营提供有力决策支持,有利于企业健康、快速发展。 在安财费用管理软件的支撑下,可以有效控制报销费用的支出,有助于财务内控适时发挥应有作用。当然,根据财务内控所遵循的适应性原则和发展性原则,企业应根据自身的业务特点、管理需求、发展阶段和所处内外环境的变化,及时修订内控管理制度,调整费用管理软件的功能应用。

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