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美国海军设施司令部财务管理共享服务案例

美国海军设施司令部(Commander of Naval Installations Command,简称CNIC)携手埃森哲建立了一套用以支持其16个地区的财务管理共享服务以及标准化运营的商业案例。这次合作是美国海军首次考虑将这一主要功能集中化。

海军设施司令部负责为美国海军提供岸上基础设施支持。该司令部可支配85亿美元的预算和60,000人的兵力,提供包括餐饮、机场航站楼营运以及16个地区内95个设施的维护等30项服务。海军设施司令部于2003年十月从八大司令部中独立出来,自立门户。

在向95个设施提供服务的过程中,海军设施司令部仅去年一年就处理了100多万笔财务业务——每一笔均达地区级别。

海军设施司令部的领导层意识到。他们可以借鉴私营企业的经验来提升其财务运营效率,并通过共享服务,集中处理计时、付账、开票、应付账款处理等业务。同时,海军设施司令部还可以保持现有的地区级增值分析业务。

该司令部对其现有分布式业务模式下的业务流程和组织进行了一次全面的评估,发现了许多实施集中化及标准化财务管理流程以达到最佳效率的机会。该司令部确定了各个地区应保留哪些服务,以及如何对这些服务进行标准化和优化。与此同时,项目团队还准备了相关的商业案例,以确定有节省潜力的领域;并且设计了一个组织架构,提出了改进业务流程的建议。此外,海军设施司令部制定了一个过渡计划和一个实施培训计划。为了确定共享服务运营的最佳地点,还进行了选址分析。最终,美国海军从3个候选地址中选择了弗吉尼亚州的诺福克。

海军设施司令部的文化和业务复杂性使这一项目格外具有挑战性。例如,项目团队需要解决这样一个现实问题:每一个地区均有各自不同的财务管理系统。此外,美国海军已习惯于等级森严的组织方式,但顾问公司却向海军设施司令部推荐了一个扁平精益的财务管理组织以助其创造最大的价值。顾问公司还建议海军设施司令部建立一个坚实的变革管理项目,并分阶段实施变革。

海军设施司令部现已完成了评估工作并得到了相关评估结论,同时还建立了一个坚实的商业案例支持所有16个地区财务管理共享服务和各项运营的标准化。

改革措施一经实施,即可帮助节省大量经费,并大大提高各项财务业务的处理效率。集中的财会服务中心以及海军各辖区的标准化业务流程预计每年将直接节省600万到1,000万美元的经费。此外,各种标准化的流程预计还将为美国海军提供更有效的途径以获取实时信息,进而制定更快、更明智的决策。

此案例还发现了政府部门卓越绩效的特征。在目前已经得到确认的这些特征中,一个较为显著的特征是这些组织具备对IT进行合理化、简化及标准化,以管理总体拥有成本,提高工作效率的能力。卓越绩效企业和政府不仅IT开支低于同行,而且还能释放出更多的IT投资资金用于新项目。这些组织对有提升绩效潜力的领域进行严密分析,持续监控所做投资,并建设一种促使IT与组织内部各领域为共同目标而努力的文化。最终,这些组织的IT投资创造了更多的价值。选择集中化、标准化的财务管理将使海军设施司令部与私营部门中的领先企业一样,拥有获得可观效益的潜能——即能助推美国海军在卓越绩效之路上向前迈进一大步。

资料来源:基于埃森哲官网案例整理