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携手中铁集团:关注建筑行业财务内控需求

【企业简介】

中铁二十局集团电气化工程有限公司的本部设在西安市高新区新型工业园企业1号公园,注册资金6000万元。公司经营范围为:房屋建筑工程、公路工程、铁路工程、水利水电工程、市政公用工程、通信工程、机电安装工程、电力工程的施工承包,工程的实验检测、施工管理与技术咨询。

【面临挑战】

报销流程繁琐:异地办公的员工较多,在国内设有多个办事处,通常由当地员工填写完报销单据,再邮寄回公司总部交主管和财务审核,出纳根据最终审批通过的单据进行支付处理。

填写不规范:由于每位员工对财务制度理解的程度不同,报销单据填写存在部分不规范,这样增加了财务审核单据的难度。

部门、人员预算难控制:以往的费用报销方式,不能做到实时预算控制,了解部门、人员预算执行情况时,需要财务进行手工统计,给财务部门带来了很大的工作量。

费用统计难度大:对于员工报销的费用,财务人员要做大量的统计工作,包括付款的费用、某个人的费用、某个部门的费用、某个领导审批的费用等等,这些占用了财务人员的大量时间。

审批时效性不高:传统的手工报销方式,需要员工拿着报销单和原始发票送到审批领导那审批,由于员工和领导经常因出差而无法同时在公司,造成了领导无法及时审批。同时由于员工的经常打扰,在一定程度也影响领导的正常工作安排。

审核工作繁重:财务人员每天要面对员工提交各式各样的单据,由于员工填写时,多半无法达到财务要求的规范性,造成财务人员审核时,需要仔细核对,甚至需要与经办人沟通才能准确审核单据,势必降低了审核效率。同时,还需要手工记入相应的预算中,以核对该笔报销费用是否超预算,耗费了大量时间。

【解决方案】

安财网上报销系统针对传统报销流程的弊端,将报销单据加以电子化通过网络实现自动流转,流转过程中可以对单据状态进行实时追踪和查询,通过审批的单据可以自动转化为会计凭证导入企业的财务系统中,同时对部门和个人实行有效的预算控制,提供给领导需要的财务分析报表。

造报销流程:重新梳理公司以前报销流程和报销制度,根据公司的现状及未来的发展方向,重新制定出更为优化的审批流程和报销制度,通过对企业原有的管理流程的理顺、改造、更新,可以提高企业的运营效率和经济效益。

规范报销单:根据公司原有的纸质报销单,制定了规范的报销单,员工在填写报销单的时候,系统会校验员工填写报销单是否准确、否符合公司财务制度,同时对于差旅费补助,系统会自动计算,财务审核人员只需要核对。

预算控制方式:安财提供灵活的预算控制方式,有部门预算、项目预算、人员预算以及三种预算的联合,中铁二十局集团电气化工程有限公司采用的是部门预算控制加上人员预算控制,预算控制点为年度预算,使用刚性控制,符合企业对预算控制要求。部门预算控制:公司为了有效控制各部门预算,采用了部门预算控制,员工在进行报销时,如果费用超过部门预算标准,将不容许进行费用报销,同时,系统会提醒用户部门预算使用的情况和超标的情况,及时反馈给报销人。

人员预算控制:公司为了有效控制个人预算,采用了个人预算控制,员工在进行报销时,如果费用超过个人预算标准,将不容许进行费用报销,同时,系统会提醒用户个人预算使用的情况和超标的情况,及时反馈给报销人。

与网银对接:实现与网银对接,以前付款需要一笔一笔录入网银操作,采用网银接口后,出纳只是需要将付款导出文件导入即可批量付款,简化出纳操作,提高工作效率。

与用友帐务对接:采用帐务系统接口,直接与用友财务软件对接,再也不需要财务人员重复录制凭证,减少了财务人员的工作量。

【企业收益】

网上报销系统不仅实现了无纸化办公的理想,更在以下方面为企业带来收益:   

提高工作效率:网上报销系统的实施,使得企业的员工和领导能够更加方便进行报销,免去了不必要的工作,审批人不要需要为一张一张报销单签字盖章,只要上网就能及时审批,并且操作简单,反馈及时,财务付款速度提升,记账会计也免去了重复录入凭证的烦恼,极大地提高了工作效率,使管理更加清晰。

规范报销流程:中铁二十局集团电气化工程有限公司的审批流程更加规范,报销人可以知道单据审批的各个环节,领导对公司的管理更加清晰。

有效控制费用:部门预算和个人预算的启用有效控制了公司费用,节约营运成本。