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中国联通:革变传统财务理念

【企业简介】

中国联合通信有限公司沈阳分公司成立于1997年3月28日,隶属中国联合通信有限公司,主要经营沈阳地区GSM移动电话业务,于1998年8月8日开始运营。沈阳联通的成立在沈阳市基础电信业务领域引入竞争,对电信业的改革和发展起到了积极的促进作用。自成立以来,沈阳联通的整体实力不断增强。经营的电信业务由成立之初的移动电话(GSM)发展到目前的GSM及CDMA移动电话、数据通信(包括因特网业务和IP电话)、移动电话增值业务,并且不断推出联通在信、掌中宽带、定位之星、世界风双模手机等各种基于移动电话新技术的新业务。

【面临挑战】

一、传统报销业务面临的问题 传统报销业务使用手工模式,存在很多缺陷:

1、对员工来说,手工填写报销单,容易出错;手工计算补助标准,千变万化的标准让人眼花;必须记住公司条目繁多的相关制度;最后要拿着各种申请表、单据,要跑许多手续,等候审批签字,大量占用有效工作时间。

2、对领导来说,单据签批占用领导大量时间。领导的工作安排常常被审批签字而打乱,领导出差时更要利用传真跟踪审批。

3、对财务来说,员工将大量单据送至财务部,财务部门既要审核原始单据,又要审核业务审批流程,最后才能编制记帐凭证,输入会计信息系统。不仅工作量巨大,而且造成支付延迟和帐务处理滞后。

4、预算管理困难,部门经理在预算编制和管理控制时,无法得到实时准确的费用支出数据,严重影响预算的编制进度和准确性;预算与实际费用支出对比分析滞后,财务部门无法实时控制和调整;预算管理整体存在“重编制,轻执行”的状况。 沈阳联通的飞速发展对传统财务工作提出了更高的要求,但公司原有的财务软件是以财务部门为核心的封闭系统,是“源于手工、高于手工”思路的产物,就其本质来说,仅仅充当了手工的工具,以替代手工核算为主,系统以记帐凭证为核心。这已不适应当今企业信息管理和快速反应的需求。建立数字化、网络化的财务信息系统,同时将会计循环起点的原始单据的传递、批准、审核也纳入整个网络财务信息系统之中已成为财务工作的当务之急。 改变传统财会的观念,必须首先从财务的基础工作入手,切实提高财务基础工作的效率,并以此带动企业财务管理模式的全面变革。有鉴于此,沈阳联通决定从报销业务入手进行财务工作的全面网络化。

【解决方案】

沈阳联通根据自身业务特点和管理需求,经过严格论证和全面考虑,决定实施安财软件网上报销系统,希望通过对网上报销系统的应用从根本上改进传统的报销模式,提高工作效率。安财网上报销系统遵循微软Windows DNA框架结构,以三层结构技术为基石,采用MS SQL Server大型数据库,结合先进的WEB 技术实现真正的分布式网络计算架构。

1、应用软件子系统

应用软件子系统为安财软件有限公司的AC-EXPENSE3.0网上报销系统软件。该软件采用三层体系结构,支持各种主流平台和大型数据库系统。该软件的网络功能较强,支持移动办公,具有远程实时操作功能;软件具有完全的开放性和可扩充性,具备完善的外部数据接口;配置的应用软件功能模块有:个人中心、管理中心、财务审批系统、帐务管理系统、银行管理系统和预算管理系统等。

2、安全控制子系统

网上报销系统中运行保存的是财务数据,属于机密信息,同时财务的工作主要在网上进行,因此网络安全是非常重要的。安财系统对于网络安全的控制分为三个层次:链路安全——链路安全的主要保护措施是对链路进行加密。网络安全——利用防火墙技术可以实现内部网与“外部网络”(其他不信任网络)的隔离和访问控制。信息安全——通过数字签名和SSL加密进行。

系统流程

沈阳联通网上报销系统的实施是沈阳联通与安财软件的通力合作的结晶。该系统是基于沈阳联通原有内部局域网和VPN广域网为平台,在全公司范围内实时地进行费用报销数据的传送,员工任何时间、任何地点都可以提交报销申请;领导任何时间、任何地点都可以通过互联网进行审批;财务人员对原始凭证审核后,完全可以通过网上银行进行付款,并自动生成记帐凭证。同时,网上报销系统中的预算管理模块,可以与各部门预算费用数据实时对比分析,在网上报销的流程中进行全程预警。

2004年6月1日,正式上线运行开始,这一完全基于互联网的网上报销解决方案为沈阳联通的全体员工提供着方便、快捷的服务。

在安财网上报销系统的支持下,沈阳联通员工输入个人ID及密码后进入网上报销系统,点击系统界面上的“单据下载”图标,下载自己需要的报销模板,此时员工可以在线直接填写报销单,也可将需要的模板下载为本机文件,离线填写好后,直接上传,系统会按照后台配置的职能、权限把单据依次传递到业务审批领导、会签领导和财务审核人员那里;员工提交过电子报销单后,若想知道这张报销单的审批状态,在系统的“个人查询”功能中可以形象直观地看到了领导签批的进展,如果整个过程已完成,那么很快款项就会被注入该员工的银行卡里。

公司各层次领导使用数字签名经过CA中心的认证后登录网上报销系统,可以看到待审批的单据及各初审领导的审批意见,并可根据系统提供的该员工所在部门、所在项目的即时预算开支业务报表和自己的职能权限进行审批。

公司财务人员将员工投递来的原始凭证的合法性及与领导审批内容的一致性加以确认后,可以通过系统中的银行管理系统模块将付款信息直接导入网上企业银行进行付款,再也不必进行繁重的现金支付和票据填写。通过系统中的帐务管理系统模块,自动完成记帐凭证的编制。

【企业收益】

通过安财网上报销系统的实施,沈阳联通的报销周期从几个星期缩短为几天,同时强化了企业既定的财务制度。

 1、远程处理、动态核算。系统顺利实现了远程报帐、远程核算、远程查询,财务信息的传递和处理突破了时空的限制,使领导可以及时、准确地了解公司的财务状况,为其决策提供支持。

2、会计工作真正实现了从核算会计向管理会计的转变网上报销系统可以自动实现原始凭证向记帐凭证的转换,自动进行银行支付和对帐,从而把财务人员从低效、烦琐的重复劳动中解放出来,减低了单据处理过程的出错率,也大大消除了财务管理和会计核算中财务人员不增值的作业时间。

3、加快支付速度,节约成本开支系统支持员工任何时间、任何地点,在线或离线提交报销申请,领导任何时间、任何地点进行签批。从而节约了领导和员工大量的有效工作时间,提高了工作效率。

4、预算管理沟通顺畅 通过网上报销系统,可以使单位及时了解单位预算执行情况、财务收支情况等,增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。利用预算与费用实施的对比控制,可以建立全程预警的预算管理模式,彻底改变了“重预算编制,轻预算执行”的现状。

通过网上报销系统的实施,沈阳联通彻底改变传统会计“记帐、算帐、报帐”的观念,逐步实现了后台手工操作向财务信息化、财务业务一体化转变,实现松散管理向集中式网络化的管理的转变,实现核算型向管理型(建立可操作性的分析模型)转变。使集中于咫尺,监控于天涯的理念得以实现。随着沈阳联通网络财务信息化建设的不断深入,也必将会带来财务管理模式的巨大变革。

1、对会计核算组织结构的影响

沈阳联通原有的会计核算组织结构是层次分工,金字塔型的管理模式,这种模式可以有效的进行分工,进行标准化的流程。公司内部按不同职能分别设立岗位:如出纳、总帐、固定资产、计划等,各岗位根据各自的分工完成自己的岗位职能。各分支机构的财务体系也按此设立。网上报销系统的建立,使时间和空间的距离将不在存在,系统可以跨区域动态的收集和处理数据,分支机构可以实现集中报帐记帐,集中资金支付,集中信息反映,各下属单位变成一个财务报帐单位。同时,随着网络财务信息系统的进一步实施,财务信息系统和业务系统的一体化,财务部门和其他部门将出现模糊分工模式,公司会设置数据审核岗位、资金支付岗位、数据汇总岗位等,内部岗位设置也将大大减少,财务分工将趋向扁平化。

2、对财务业务流程的影响

在原有的会计核算模式下,财务人员根据批准的原始单据,运用桌面方式(计算机作为计算器)对大量原始凭证进行审核处理,并逐笔产生记帐凭证,录入会计信息系统。财务分析人员根据帐务信息进行分析,提供公司决策信息。 但在网上报销核算模式下,沈阳联通实现了网络化集成管理、财务网络计算、记帐凭证在线生成、资金集中自动划转、预算实施控制,所有信息实时产生,资金流、控制流、信息流“三流合一”。

3、对财务职能的影响

网上报销系统将财务人员的工作转移到了网络财务环境下,财务人员的工作重点也发生了转移,由以往的对会计信息采集报告系统的维护、使用和部分参与规则制定的工作重点,更多的转移到非事务性工作,参与业务流程的分析和优化、获取信息用户的需求并不断满足、约束激励机制的建立等重点工作。财务人员更多的是分析公司的业务活动和各级管理者的信息需求,并据此建立有关的考核规则及其信息处理模型,为公司发展提供有效的决策信息支持。

4、对财务人员的影响

在网络财务业务流程中,财务人员人为参与比例将大大减少,财务岗位设置将逐渐扁平化,财务人员将出现两级分化,一种财务人员是基本的操作人员,只需基本财务知识和计算机操作;另一种财务管理人员,需要精通财务知识和计算机网络知识的复合型人才。财务管理的重心将转向事前和事中,财务人员的时间、空间和效率观念将发生巨变,财务人员不仅要关注过去的财务信息,而且要对未来进行预测,并要求财务信息实效性不断提高,不仅要关心财务信息,同时更要关心企业经营信息。