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卓望数码:全面提高费用报销效率

【公司简介】

卓望数码技术(深圳)有限公司是专业从事无线数据业务、系统以及相关应用的研究、开发、实施、推广和运营,是首个为电信运营商提供单一业务平台覆盖中央和全国各省的软件及系统集成商,并成长为具备超大型电信软件研发、集成、维护、运营和技术支持能力的高科技公司。在北京、杭州、成都、广州设立了办事处和分支机构,分别负责华北、华东、华西和华南地区的业务联系和技术支持,同时在全国各省会城市均覆盖有技术运行、维护支持队伍。

【面临挑战】

作为移动的运营商,随着规模的不断扩大,员工报销费用会越来越多,原始的手工报销方式已经渐渐无法满足日益增多报销需求,此时,卓望数码技术(深圳)有限公司就希望通过一套软件来完成费用的高效报销、实时多维统计和自动生成财务凭证功能,而以上需求都需要基于员工每一张报销的单据模板而实现,从而一个功能强大而灵活的模板就必不可少,我们可以从以下几点来具体介绍:

1、单据模板需灵活多样性单据模板填写需简易:作为费用报销的模板,员工是模板的直接使用者,就需要模板设计出的样式便于员工去填写,经过简单的培训,员工就可以掌握报销单据模板的填写方法。

单据模板填写需规范:由于员工报销的单据需要经过财务审核,既要让员工填写简易,也需要按照财务制度要求的格式来填写,以便财务审核时,无须做过多重复的检查,从而提高财务的工作效率。

单据模板设计需灵活:随着公司的规模不断扩张,单据报销的内容也会不尽相同,这就需要根据不同时期的财务制度及时制作或替换原始报销模板。需要修改起来快捷而方便,最好是公司系统管理员自己就可以修改。

2、费用报表需实时多维统计部门费用统计:部门费用统计表需要能够实时的统计出每个部门若干时间段的费用使用情况,特别为多个部门出差时,需要模板提供费用选择的部门,以便能够将费用及时准确的统计到报表中去。

项目费用统计:项目费用统计表需要能够实时的统计出每个项目若干时间段的费用使用情况,当一张报销费用为多个项目出差时,需要模板提供费用选择的项目,以便及时准确将费用统计进入相关项目费用中去。

人员费用统计:人员费用统计表需要能够实时地统计出公司某一个人或某一个部门在若干时间段的费用使用情况,当一张报销单是为多人报销时,需要模板供报销人填写项,以便将费用纳入相关人员费用中去。

3、凭证需自动生成自动生成报销凭证:由于员工报销的费用越来越多,而日常报销的费用都是重复繁杂的,势必造成财务审批的工作量。这就需要在员工提交的一张报销单据,审批完成以后,能够根据单据的填写内容,自动生成该张单据相关的记账凭证。

凭证号回传:在报销系统中查询到的记账凭证,需要增加账务系统的相关凭证号,以便日后在报销系统中查询方便。  

【解决方案】

针对卓望数码技术(深圳)有限公司所提出的需求,我们项目小组将涉及到的报销费用类型进行了整理和分类,并以原有的手工报销单分类方式和填写样式为参考,对网上报销系统单据模板进行了分类设置和样式重新设计。

模板基于EXCEL设计:考虑到模板样式多样化,需易于修改,报销的模板通过基于EXCEL设计,因为EXCEL目前已经是大众化软件,大家都会使用,这样对于日后设计新模板和修改原有模板,就会很方便。

差旅费模板:差旅费模板在所有公司都是最复杂,涉及内容最多的模板,因为需要根据公司的出差报销制度,需要把住宿标准、补助标准、交通费用都要反映在模板中,同时,出差中经常会有多人一起出差,这样就会有合住费用如果分摊问题,为此项目小组专门为了差旅费,经过几次讨论定型,最终形成差旅费模板样式,本差旅费模板将合住人,这一复杂情况也很好的反映在内。同时,该模板能够将分摊费用统计到相应的部门、项目和人员费用统计报销中去。另外,还能够根据员工填写的出差天数,自动根据住宿标准、补助标准计算相关住宿是否超标和补助金额。差旅费用报销单 

特殊费用设定特殊模板:在日常报销中,还存在很多每个月都发生,由固定人员去集中报销,而且每张模板的格式也各有各的特点,此时,就将这些费用分开,分别根据不同费用的格式设置不同的模板。

机票月结单

模板设置必填项:由于需要对单据模板填写的内容规范化,所以每张模板都必须根据模板的情况设置必填项。同时,实时反映在单据填写提示区域。

差旅费报销单 

打印页自定义设置:每张报销模板的打印页也会各不相同,打印页涵盖的内容也不仅仅是模板填写的内容,经过几次的讨论定型后,设计出符合公司实际需要的打印页。

差旅费报销单

【企业收益】

通过实施网上报销系统,员工根据不同的报销模板填写报销单据,不仅加快了报销速度,也提高了公司各环节的工作效率。

员工报销更便捷:报销时,无需手工填写纸质的报销单,通过网络的方式,简易的填写报销模板的内容,同时,模板提供一些下拉框,这样可以根据提供的下拉框内容进行选择,进一步规范了员工填写的报销单据。这样,提高了员工的报销速度,也规范了报销单的填写样式。

提高财务审核效率:让员工填写预设的模板,规范了报销填写方式,财务审核时,省去很多的审核工作,只需要审核员工填写的单据与报销发票是否相同即可,可以提高财务审核的工作效率。

记账无须再用手工:通过员工填写的报销单,网上报销系统可以自动生成报销凭证,这样又省去了财务手工记帐的工作量,这样就可以腾出时间去做其它更为重要的财务工作。

提高公司信息化程度:随着网络报销系统的使用,进一步提高了公司的信息化管理,也方便了全公司员工的报销,增强了公司的内部费用管理。目前,网上报销系统已经在卓望数码技术(深圳)有限公司成功运行,网上报销也成为公司内部费用流程管理一个很好的手段。