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阿尔斯通创为实公司网上报销应用案例

【企业简介】

阿尔斯通是全球发电及轨道交通基础设施等领域的世界级领先公司,成立于1928年,阿尔斯通的业务遍及70多个国家。公司提供的发电设备现已占全球总装机容量的25%,并在世界轨道交通市场拥有全球18%的市场份额,在电厂服务领域的装机容量和市场份额均为世界前列。阿尔斯通创为实公司隶属于阿尔斯通电力服务业务群东北亚分部,是一家致力于提供工业设备远程在线监测信息技术和产品的高科技企业。公司是中国市场最大的旋转设备在线监测和分析系统供应商之一,并提供世界上较早的基于INTERNET的旋转设备远程监测技术和服务。

【面临挑战】

阿尔斯通创为实是一家外资公司,每年需要处理上万个项目,每月新增项目在1000个左右,之前主要是手工操作,在费用报销、预算控制、项目分析、报表统计等方面,给各层领导和财务人员带来很大的压力:

·报销速度缓慢,影响工作效率;

·报销过程中涉及较多的报销环节,报销人找多层领导签字,耽误正常时间,也影响领导日常工作的安排; ·报销过程可能会造成丢单的现象;

·报销过程不透明,报销人很难查询费用报销的状况;

·特别是当相关领导出差后,无法实现报销审批;

·领导无法时时了解各项目费用支出明细情况,无法对项目的费用的预算做到时时控制;

·财务工作量巨大,特别是统计报表很繁琐。作为一家跨国公司,原始的手工报销系统已经无法满足公司的不断发展,阿尔斯通创为实公司目前亟待解决的问题是要提高工作效率,加快报销速度,减少工作量,增加报销过程透明度,为企业战略决策提供依据。所以阿尔斯通创为实公司需要一套完善的网上报销系统来完成费用的高效报销、严格的控制、费用的实时多维统计和自动生成财务凭证等功能。经过多方比较和慎重的考虑,最终选定了安财。 

【解决方案】

安财软件针对阿尔斯通创为实公司的特点,推荐了报销管理模块、预算管理模块、项目管理模块、报表管理模块。

·报销管理模块:针对不同类型的费用设置了个性化的模版,报销流程同业务高度配,充分满足了公司的需求,提高业务处理速度。 

报销单 

·预算管理模块:安财提供灵活的预算控制方式实行对项目、费用科目、部门、人员做联合费用提醒控制和分析。避免资金盲目使用,有效的对费用进行管控。 报销单

·项目管理模块:

项目预算汇总表·报表管理模块:配置对费用科目、部门、项目、人员、借款冲账等费用汇总报表、预算数据报表、效率分析报表等多种汇总表,并可导出excel、pdf等多种格式,实现业务数据的实时提取。方便领导查看费用情况,是业务考评的重要依据。  

经办费用明细表【企业收益】

通过实施安财网上报销系统,员工根据不同的报销模板填写报销单据,不仅加快了报销速度,也提高了公司各环节的工作效率。

提高工作效率:网上报销系统的实施,使得企业的员工和领导能够更加方便进行报销,免去了不必要的工作,审批人不需要为一张一张报销单签字盖章,只要上网就能及时审批,并且操作简单,反馈及时,财务付款速度提升,记账会计也免去了重复录入凭证的烦恼,极大地提高了工作效率,使管理更加清晰。规范报销流程:公司的审批流程更加规范,报销人可以随时知道单据审批流转到哪个环节,领导对公司的管理更加清晰。

项目管理简便:阿尔斯通创为实每年需要处理上万个项目,每月新增项目上千个。使用网上报销系统后,整个费用控制和报表生成由系统自动完成,便于领导对项目费用的查询和管理。