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日先陈列展示用品(中山)有限公司:精细管理企业费用

【企业简介】

 日先陈列展示用品(中山)有限公司共有数百名员工,并在北京、广州等分别设立了独立核算的分公司,在全国共有十几个办事处。

【面临挑战】

 随着中国业务快速发展,差旅费、市场费、应酬费用、通讯费等费用支出节节攀升,手工管理方式难以自如应对,容易造成预算执行不到位,增加了资金风险。另外,员工报销一笔费用需要耗时耗力,管理层在进行费用审批时无法实时得知相关费用预算的支出情况,报销管理效率不高,迫切需要快捷的报销模式支撑企业管理。

【解决方案】

通过深入调研和缜密权衡,日先陈列展示用品(中山)有限公司最终选择支持多币种、多语言的安财网络报销系统,以实现费用报销的网络化,并与用友财务系统对接,为全面提升费用报销管理增添助力。安财网络报销系统的突出特点是可配置性强,功能拓展性高,二次开发技术强大,产品生命周期长,同时拥有众多成功的网络费用报销案例,如迈瑞、中兴通讯、一汽丰田等知名企业均在使用安财产品。从功能模块上看,安财网络费用报销系统将费用报销、财务审批、预算控制、财务记账和安全控制体系进行了有效的整合,提供了强大的财务在线管理平台。针对目前某日资公司的企业管理需要,已成功实施的主要模块包括个人平台、费用申请、费用报销、报表管理、预算控制及账务处理等。

【企业收益】

·报销流程梳理与优化每一种费用类型通常包含多种细分的费用,它们可能对应着不同的审批流程,传统手工报销模式中很难清晰界定每张的审批流程,时常会造成越权审批的现象,此外申请与报销能否有效结合也面临挑战。    

项目实施团队对内部费用管理流程和规范进行全面的梳理和优化,结合安财软件自主开发的工作流管理工具,将标准化的报销审批流程成功固化到报销系统,多种费用类型的申请和报销均可以全程、实时监控。    

通过事前申请、报销关联的报销模式,解决了公司一直以来对差旅费、应酬费、市场推广费监控难的问题。对大多企业而言,以上三种费用不仅报销频率高、金额大,通常是财务管控的重点和难点。在安财网络费用报销系统中,差旅费、应酬费和市场推广费必须在事前进行预算申请,审批通过后才能将进行报销操作,申请单据直接转为报销单,报销单中既有关联的申请明细又有费用实际发生明细,审批人可以直观对比,并快速进行相应的审批动作。此外,因为应酬费用和市场推广费均细分成多个费用科目,分属不同审批流程,系统配置多种不同模版供员工选择使用,单据提交后将自动按相应的流程运转,避免出现管理混乱。

差旅费申请单 

通过网络费用报销模式,既可以保留传统纸质报销的流程优势,又能实现单据电子化,不仅提高流转效率、避免丢单,而且领导可以更加便捷地审批单据,与单据相关的明细资料尽在掌握,为审批决策提供有力支持。

·精准控制成本

日先陈列展示用品(中山)有限公司秉承日本企业成本精细管理的理念,仅手机通讯费标准多达两百余种,每次审核报销单时,财务人员都必须核对每个人的报销标准。费用精细化管理是控制成本的有效途径,同时也增加了财务人员的工作量,对财务管理效率也是严峻考验,而通过安财网络费用报销系统可以彻底解决这一问题,并实现事前的预算提醒和控制。

单据

公司对各种费用管理极为重视,对管控难度最大的应酬费,系统除了要求提单人在事前进行预算申请外,在申请转报销的时候,只能转一次,避免报销未申请的单据,同时必须填写事由、金额、客人姓名与职位、客户人数、公司人数等详细信息,实现从源头追溯业务细节,进一步规范资金使用。 

单据

一笔市场推广预算申请可能要分成多次报销,员工报销时可以多次关联申请单,系统会对已报销的费用进行合并统计,提醒用户该笔预算尚未使用的金额,报销人和审批人都可以直观掌握费用的使用情况,无需像以往那样靠多次查找历史单据核实数据。

有效控制差旅费支出对降低运营成本可以起到事半功倍的效果。系统中的差旅费报销单包含了出差类型、出差区域、币种、时间、出发地、到达地、交通工具、交通费、房价、费用分摊情况等详尽信息,清晰展现费用发生的来龙去脉,原先杂乱无章的手写报销单退出历史舞台。差旅补助标准导入到报销系统后,如填写差旅报销单,系统根据报销人的职位、出差区域、出差类型、时间等信息自动计算相应的差旅补助,节省了报销人和财务管理人员大量的核算时间,统计出错现象不再发生。

·数据丰富,实时准确 

实施安财网络费用报销系统后,缩短了费用申请和报销的周期,数百名员工都切身感受到报销系统带来的快捷与便利,可将更多的精力投入到业务拓展中。报销系统采集到的丰富的源头业务数据为财务人员和管理层进行费用决策提供了可靠的帮助,预算和报销费用查询速度得到大幅的提升,以往十几天才能得到的信息,现在可以随时随地获得,实现了精准的信息数据管理。作为领导层可以轻松管理总部及各地员工的费用报销工作,通过查询功能实时掌握各部门、各项目的预算和报销情况,为管理决策提供准确的数据支持。

系统强大的自动核算统计功能为财务人员减少大量繁杂的工作,并保证了财务数据的准确性。通过便捷的凭证合并和导出,实现数据与账务系统的无缝衔接,避免重复的手工录入。从财务部门的反馈看,部署安财网络费用报销系统后,某日资公司费用数据的准确性和及时性均得到提高。各种类型的报表制作时间大大缩减,从以往按月或季度出一次报表,缩短到现在的随时生成实时报表,财务人员无需再为赶制报表而加班加点。

·提升管理品质

成功部署安财网络费用报销系统后,日先陈列展示用品(中山)有限公司内部切身体会到了网络报销带来的好处,极大地提高了费用管理效率和质量。同时领导层对各部门、各项目及各分支机构的费用状况增加了敏感度,便于提出快速和准确的决策。安财软件成熟的产品和丰富的实施经验为快速完成新需求的上线创造了条件。系统帮助某日资公司解决了困扰已久的费用管理难题,实现费用管理信息化愿望,可以对每一笔费用进行高效的成本控制和监督。有助于各部门管理流程的规范化,提高全员效率,降低了资金、沟通、管理、人力等各种成本。此外,安财网络费用报销系统具有强大的集成性和拓展性,与其他系统实现平滑衔接,有利于资源整合利用,避免重复投入,帮助企业实现获取效益最大化。