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一汽丰田:提升企业财务内控管理

【企业概述】

由第一汽车集团、丰田汽车公司共同出资的合资经营企业——一汽丰田汽车销售有限公司(英文名称:FAW TOYOTA MOTOR SALES CO., LTD.) 于2003年9月25日正式成立,以满足迅速发展的中国汽车市场及日益多样化的消费者需求。 一汽丰田汽车销售有限公司成立至今,成功地举办了全新VIOS 威驰、LAND CRUISER 200 兰德酷路泽、COROLLA 卡罗拉、COROLLA EX 花冠、CROWN 皇冠、REIZ 锐志、PRIUS 普锐斯等车型的上市活动,在社会上引起了关注与反响。

【面临挑战】

作为负责丰田、品牌国产车的销售、售后服务和市场管理的公司,随着公司业务拓展,公司的开支、往来款项就会不断增多,这需要引入预算来对成本进行控制,同时对金额较大的费用引入决裁书管理(决裁书是指对金额较大费用的事前申请报告,需经部门负责人审核通过,方可使用),但是传统的手工报销方式是人为的预算控制方式,存在很大的不确定因素,已经跟不上企业的运转速度,不适应现在企业对费用管理控制的要求,具体分别表现以下几个业务角色中。

员工——

·填写不规范:由于员工对财务制度理解的程度不同,填写的报销单据就存在部分不规范性,费用类型填写不准确规范,甚至规定需要决裁书的,但是却没有提供相关决裁书报告,这对财务审核单据增加了难度。

·报销时效性不高:由于全国各地都有经销店,员工经常需要来往于各经销店,发生的差旅费用较多,在传统的手工报销方式,往往不能及时报销,势必造成报销单据的积压和报销的不及时性。

领导——

·费用实时监控性不强:部门领导需了解本部门某项费用预算使用情况时,必须要部门预算担当进行手工统计,这样往往需要1-2天的时间去统计,无法做到适时掌控该部门的费用预算使用情况。

·审批时效性不高:传统的手工报销需要员工拿着报销单和原始发票送到审批领导那审批,由于员工和领导经常因出差而无法同时在公司,造成了领导无法及时审批员工报销的费用。 

财务人员——

·审核工作繁重:财务人员每天要面对员工提交各式各样的单据,由于员工填写时,多半无法达到财务要求的规范性,财务人员需要仔细核对,甚至需要与经办人沟通才能准确的审核单据,势必降低了审核效率。同时,还需要手工记入相应的预算中,以核对该笔报销费用是否超预算,耗费了大量的时间。

·大量重复制单:随着公司规模的扩大,凭证量会逐月增加,而凭证量主要来源于日常差旅及杂费的报销,财务人员需要每月花费大量的时间重复录入凭证,无法将工作重心转移到对费用的预算及控制这一更为重要的工作上来。

·报销制度规范性不强:在人为的审批流程过程中,传统的手工报销无法贯彻公司财务制度的规范性,势必增加财务人员工作量。

·丢单现象多:传统的手工报销过程中,一旦单据丢失就难以确认其位置,经常会因为一张单据,把整个部门都动员起来,影响了正常的工作安排。

·多币种报销:由于公司性质,海外出差比较多,并随之产生的多币种的费用借款、报销与冲账比较频繁,对财务的审核、审批和记账带来很多工作量。 

【解决方案】

针对传统报销已经不能很好地适应公司规模的扩张,安财网上报销系统通过以下功能模块有效解决传统报销所带来的不便,并且提供了更为优化的费用预算控制解决方案。

·预算控制方式灵活:可以根据不同费用进行部门、项目、人员分别控制,预算按照月度录入,年度控制。

·全面的预算控制点:在员工提交某笔费用的报销单时,当金额大于一定程度时,就必须要关联该费用的相关决裁书,否则不予报销。如果该费用超出预算,不允许报销该费用,就需要通过特殊的方式,走预算外的流程。同时,员工提交每一笔预算费用时,都会提醒该员工和相关审批人该费用的预算使用情况,让每一个经手人都能直观的掌握到费用预算情况。

·实时的预算分析:相关部门预算担当无需再花两三天统计部门预算情况,只需通过系统就可以查询到本部门的预算数、发生数和预算残,并可以将预算分析表导出,从而可以很方便、快捷、清晰的了解本部门整体预算使用情况,也为相关统计报表提供了全面数据。

·管理流程再造:手工报销时期,因为人为养成的习惯,原本繁琐的流程没有人也没有机会去改善。网上报销系统的应用,也正好给了公司一个机会,从新梳理公司以前报销流程和报销制度,根据公司的现状及未来的发展方向,重新制定出更为优化的管理审批流程和报销制度。

·条形码的应用:由于财务人员在报销系统中审核单据时,需要核对原始发票,为了更方便财务人员审核单据,引入条形码功能,在每张报销单上打印出条形码,财务人员只要扫描报销单上的条形码,就可在报销系统中自动找到该待审批的单据,从而加快了审批速度。

·与公司各大管理软件集成:实现与报销有关的各管理软件的集成,通过和OA 系统集成,实现员工单点登陆;通过和财务软件集成,实现凭证的批量导入,无须财务人员重复录入凭证;通过和银行管理系统集成,实现付款数据的批量支付,无须财务人员手工统计;通过与决裁书管理系统集成,实现决裁书的实时同步,员工在报销时,就可以关联到自己使用的相关决裁。

·多语言多币种:中英文系统,满足公司中日方人员各自的使用习惯,并且通过多币种核算,实现RMB、USD 和JPY 间的报销以及冲账核算。

【企业收益】

·通过将传统的手工报销转化为网络报销,增强了公司对费用使用的控制,也给公司带来了实际的收益。

·员工:可以实时查询自己提交的报销单以及本人和本部门的费用预算情况,并可以及时了解财务的付款情况,提高了报销的透明度。

·领导:可以根据需要安排审批报销单据的时间,减少为员工审批报销费用而造成工作混乱的被动局面;同时,可以实时了解部门费用预算的使用情况,根据各月份费用预算的使用情况,对比分析出本部门的开支及工作效率情况。

·财务:可以通过系统进一步提交工作效率,进一步将财务人员从重复繁琐的录入凭证中解放出来,把工作重心放到成本控制、费用的预算制定与控制上来,更好地发挥财务在公司中功效。

·公司运营:通过报销系统,进一步将费用预算的控制落实到每个点上,增强了对公司费用的内控。同时,网上报销系统也衔接了公司各管理软件,将这些管理软件融合在一起,充分发挥功效,使公司信息化管理提升到一个新的平台。