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耐帆包装网上报销应用案例

【企业简介】

耐帆(Nefab)是一家为国际工业领域提供专业包装材料和解决方案的全球供应商。为了更好地服务于全球性跨国公司,耐帆在世界的主要工业国家都设立了服务/生产基地,以配合跨国公司的本地化进程。

从这些基地耐帆为顾客提供从优化包装咨询方案到最终交付使用的一揽子包装解决方案的全方位服务。自耐帆中国的第一家工厂于1998年在无锡开业以来,耐帆在中国的业务量呈现出快速增长的势头,2001年6月成立了耐帆包装工程(深圳)有限公司;2007年6月成立了廊坊耐帆包装工程有限公司,并成立了七家销售办事处,分别位于北京、天津、沈阳、青岛、苏州、杭州与广州。耐帆在北京、杭州、南京、常州与珠海分别设有不同规模的物流配送中心。基本形成了覆盖华北,华东与华南的销售网,并有一部分产品出口到东南亚,东北亚及澳洲地区。形成了产品种类涉及上百,规格尺寸愈及过千的供货能力。 

【面临挑战】

耐帆是一家外资公司,瑞士包装业老大,分支机构也比较多,随着公司业务拓展,公司的费用开支不断增多,这需要引入预算来对成本进行控制,但是传统的手工报销方式是人为的预算控制方式,存在很大的不确定因素,已经跟不上企业的运转速度,不适应现在企业对费用管理控制的要求,同时,管理上,分支机构的费用经常需要总部领导审批,跨区域审批带来了管理上的滞后,企业面临的问题也就愈加明显:

普通员工面临的问题

·填写及整理单据花费大量时间,遗漏及遗失单据的问题时常发生;

·申请人无法查询自己提交的历史报销单据;

·报销流程需要跨区域审批,审批效率受到制约,报销周期较长;管理者面临的问题

·审批领导需拿出宝贵时间用于费用报销单的签批,工作经常被中断;

·审批过程中,审批领导对报销人历史报销情况不清楚,无法准确掌握费用报销的合理性;

·审批领导如果出差在外,如未授权则不能及时审批;

·部门领导无法及时查看部门预算执行报表,需要财务及时统计后才可以得到,数据比较滞后;财务人员面临的问题

·费用单据数量多,分类复杂,统计工作量大;

·外币结算涉及了几十个币种,财务审核工作量较大;

·财务需要花费时间统计预算执行报表,提供给各部门领导;  

【解决方案】

针对传统报销已经不能很好地适应公司规模的扩张,安财公司提供的费用报销系统通过以下功能模块有效解决传统报销所带来的不便,并且提供了费用预算实时控制。

·费用审批优化原来报销流程跨区域审批繁琐,通过实施网上报销系统,根据企业的现状及未来的发展方向,规范了原有的流程,大大提升了工作的效率,同时针对不同类型的费用设置了个性化的模版,报销流程同业务高度匹配,充分满足了公司的需求,提高业务处理速度。

·个性化的模板和费用审批流程:

个性化的模板和费用审批流程 

·领导可以随时随地审批,审批方式分为:单张审批,批量审批,审批效率大大提升

审批报表

·预算管理实时控制

通过预算管理模块,对子公司、分公司的费用实现合理的规划和控制,避免资金盲目使用,由于所有单据审批均通过网上报销系统实现,和以前相比,实现资金计划的控制变得格外轻松。在传统模式下,签字审批易受人为因素的影响而产生偏差,同时又无法及时获得资金计划余额得数据,这使得资金计划控制成为一纸空谈。网上报销系统通过对资金支出的实时统计,辅以资金计划的录入,可以即时的得到资金计划的余额并能够根据需要进行控制。 

报表 

·报表管理

系统提供了实时报表数据,方便各部门领导及时准确地掌握部门发生的费用情况,系统提供费用汇总报表、预算数据报表、效率分析报表等多种汇总表等。

部门分摊费用表汇总

 ·中英文操作界面

为了满足跨国公司的需求,安财网上报销系统提供了中英文界面,方便员工审批。

报表中英文界面 

【企业收益】

整个集团实施安财网上报销系统后,告别了传统报销方式,充分感受信息化技术带来的便捷和高效。多核算体系的数据隔离,集团层面可实时查询数据,加强了总部对各项目公司的监控力度;强大的影像管理功能,真正摆脱了时间和空间的束缚;优化了业务流程,减少重复劳动,提高财务人员工作效率。