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迈瑞:二度携手,再续辉煌

【企业简介】

迈瑞(http://www.mindray.com/cn/aboutus/profile.html)——中国领先的高科技医疗设备研发制造厂商,同时也是全球医用诊断设备的创新领导者之一。自1991年成立以来,迈瑞始终致力于面向临床医疗设备的研发和制造,产品涵盖生命信息与支持、临床检验、数字超声、放射影像四大领域,将性能与价格完美平衡的医疗电子产品带到世界各地。

时至今日,迈瑞在全球范围内的销售已扩展至140多个国家和地区。迈瑞总部位于中国深圳,同时在深圳、北京、美国西雅图设立有研发中心,在中国30个主要城市以及美国、加拿大、英国、荷兰、俄罗斯、土耳其、印度、墨西哥、巴西等国家设立了子公司,在世界各地建立了强大的分销和服务网络。2006年9月迈瑞作为中国首家医疗设备企业在美国纽交所成功上市,10月获科技部批准正式挂牌成立"国家医用诊断仪器工程技术研究中心"。迈瑞南京基地项目总投资1.5亿美元,占地550亩。南京基地将主要从事高科技医疗设备、临床检验试剂、配套用精密机械与零件等的研发、生产和销售。同时在该基地还将设立迈瑞全球培训中心。2008年3月迈瑞宣布收购美国Datascope公司(纳斯达克上市公司)生命信息监护业务,使迈瑞成为全球该领域第三大品牌,实现跨国整合的资源,全球战略的突破。新迈瑞在全球范围内拥有约5500名员工。

【面临挑战】

该公司分支机构多,报销人员很分散,流程复杂,之前主要是以手工操作为主,存在着很多的弊端。例如:

·报销速度较慢,影响工作效率;

·报销过程中涉及较多的报销环节,增加了人力成本和时间成本;

·报销过程可能会造成丢单的现象;

·报销过程不透明,报销人不清楚费用报销的状况;

·费用报销后大部分以现金结算(特别是非工程资金的其他报销),增加了财务人员的工作量;

·当相关领导出差后,无法实现及时的报销审批;

·员工报销的费用及工资不能形成一个明细的列表来查询;

·办事处自行设置账号,收货款或协助客户导帐,难以控制;

·秘书可随意调配备用金,造成不公平现象;随着业务的不断扩大,人员的不断增多,财务信息化的需求越来越迫切。现有的财务处理模式已不适应当今企业信息管理和快速发展的需求。建立数字化、网络化的财务信息系统成为必然选择。该公司需要系统来解决:能适应公司复杂的业务需求,能按关键信息出具报表,报表可以按照不同的费用类型自动归类;跨部门费用需要实现跨部门领导会签;能对汇率进行维护;能按照出差国家的等级调整出差补贴;能与HR的考勤系统实现信息共享;出差申请需和报销相关联;基本数据的录入可用批导入实现;权限管理可分部门管理,总管理员下可设置多个子管理员;实现域的单点登录;用户操作事项的提醒等等。经过半年多的评估和预审,最终选择了安财网上报销系统。 

【解决方案】

经过双方的沟通和需求确认,安财公司针对该公司的特点,围绕财务审批流,在审批、借支、使用、核销、账目等环节实现报销过程电子化,并可根据需要进行数据查询,为企业实现高效率的财务审批流程提供第一手数据资料。解决员工报销时间漫长的问题。手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字,直接到财务进行报账,占用大量有效工作时间问题;解决单据签批占用领导大量时间的问题。迈瑞包含异地分支机构,当地领导的工作安排常常被审批签字而打乱,异地更要利用传真跟踪审批;系统可以与企业网上银行实现无缝对接,通过网银实现网上付款等功能;需要进行公网访问,实现域的单点登陆;考虑到安全因素,领导需要使用CA证书方式进行登录;

员工可以在此系统上列出所有费用报销清单。安财系统与目前财务使用的SAP系统实现对接,实现记账凭证的自动生成; 

费用申请:各分公司员工在处理工作事务前,可能需要预先向公司提出在某个时段或在某件事情上需花费多少金额的申请,公司相应的审批人对该事务的合理性进行事前审批,这是公司控制驻外分支机构费用最核心的地方。

 预付款项申请单

报销管理:针对迈瑞公司审批流程繁琐,针对不同类型的费用设置了个性化的模版,报销流程同业务高度配,充分满足了公司的需求,提高业务处理速度。

报销流程图

借款还款:

还款单

授权管理:领导可授权给秘书代填单,也可授权给他人代审批,可设定授权的起终时间,也可设定限额;员工也可授权他人提自己提单。

授权管理

SAP接口:SAP接口实现了保持准确单一的的数据来源,去除重复数据,消除在系统之间手工核对数据的工作量,帐务自动生成。

报表管理:配置费用汇总报表、预算数据报表、效率分析报表等多种汇总表,并可导出excel、pdf等多种格式,实现业务数据的实时提取。方便领导查看费用情况,是业务考评的重要依据。

报表管理

效率分析:可以查询领导审批效率及财务工作效率,可作为公司业绩考核的条件之一。

效率分析

【企业收益】

通过实施安财网上报销系统,员工根据不同的报销模板填写报销单据,不仅加快了报销速度,也提高了公司各环节的工作效率。

审批成本:简化了报销过程,减少员工的费用报销时间;其次领导可以合理安排时间审批员工报销单据,提高工作效率。 

财务审核成本:通过大量的系统计算和标准设置,简化了财务审核工作。 

账务付款成本:账务和银行付款信息可由系统自动生成,审核会计岗位无需投入大量人力。

内部控制:通过流程预设,单据按照正规的流程逐级审批,自动流转,实现高标准、高效率的企业内部控制。

资金计划控制:通过对资金支出的实时统计,可全面掌控资金预算的执行情况,实现科学合理的管理企业资金情况。