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中兴通讯网络报销系统实施案例

【企业简介】

中兴通讯是中国最大的通信设备制造业上市公司、中国政府重点扶持的520户重点企业之一。1985年公司成立。1997年,中兴通讯A股在深圳证券交易所上市。2002年销售收入达110亿元。中兴通讯是中国火炬计划重点高新技术企业、技术创新试点企业和863高技术成果转化基地,承担中国第三代移动通信研究开发等多个重点科研项目,每年投入的科研经费占销售总额的10%以上。中兴通讯实施以人为本的人才战略,建立了一套引进、培训、使用、激励人才的机制。13000名员工中,博士、博士后300多人,硕士4000人,本科以上学历占员工总数的75%。

 中兴通讯网络企业结构

【面临挑战】

1)员工报销时间漫长。手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字,并到财务进行报帐等大量占用了有效的工作时间。

2)单据签批占用领导大量时间。中兴各事业部均包含异地分支机构,当地领导的工作安排常常被审批签字而打乱,异地更要利用传真跟踪审批。

3)财务工作量巨大。员工将大量单据送至财务部,财务部门既要审核原始单据,又要审核业务审批流程,最后才能编制记帐凭证,输入会计信息系统。

4)资金支付滞后,对帐困难。在传统的银行支付手段下,资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约,严重滞后于业务发生。同时,大量的资金支付带来了大量的银行对帐工作,财务人员工作负荷大,且出错率高。

5)财务信息滞后。月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理,资金流量和流向信息的迟滞传递很难适应现代集团公司快节奏的业务特点。

 6)资金管理分散。各地分支机构均开立银行帐号,沉淀了大量流动资金,给企业资金管理带来诸多不便。

7)面对市场的激烈竞争,针对公司原有报销管理中的种种缺陷和不足,中兴通讯公司决定建设统一的网络财务报销系统,以实现财务管理的三个转变——后台手工操作向财务信息化、财务业务一体化转变;松散管理向集中式网络化管理转变;财务工作由核算型向管理(建立可操作性的分析模型)转变。

【解决方案】

安财——中兴网络报销解决方案通过中兴通讯原有DDN和VPN构架覆盖区的高速传输网络平台,在全球网络系统内实时地进行费用报销数据的传送,员工任何时间、任何地点可以提交报销申请,领导任何时间任何地点可以通过互联网进行审批,财务人员对原始凭证审核后,完全可以通过网上银行进行付款,并自动生成记帐凭证。目前,这一完全基于互联网的费用报销解决方案正在为中兴通讯包括海外公司(项目部)如美国、巴基斯坦、北非等分公司(项目部)在内的16000名员工提供着方便、快捷的服务。

中兴——安财网络报销解决方案的应用软件具有独立知识产权的AC-EXPENSE1.0 网络报销系统。该系统采用三层体系结构,支持各种主流平台和大型数据库系统,可以完全基于浏览器实现移动办公和远程实时操作。系统具有完全的开放性和可扩充性,具备完善的外部数据接口,可以与国内任何财务软件规范对接,能与任何网上企业银行规范对接,并可与ERP(ORACLE、SAP)规范对接。系统中主要有个人中心、管理中心、财务审批系统、帐务管理系统、银行管理系统、基础数据和系统管理七个功能模块等。

安财网络报销系统的支持下,中兴通讯员工输入个人ID及密码后进入网络报销系统,点击系统界面上的“单据下载”图标,下载自己需要的报销模板,此时员工可以在线直接填写报销单,也可将需要的模板下载为本机文件,离线填写好后,直接上传,系统会按照后台配置的职能、权限把单据依次传递到业务审批领导、会签领导和财务审核人员那里;员工提交过电子报销单后,若想知道这张报销单的审批状态,在系统的“个人查询”功能中可以形象直观地看到了领导签批的进展,如果整个过程已完成,那么款项很快就会被注入该员工的银行卡里,员工可以直接在系统中查询该笔资金是否到位,而不需要找ATM机查询。

公司各层次领导登录网络报销系统后,可以看到待审批的单据及各初审领导的审批意见,并可根据系统提供的该员工所在部门、所在项目的即时预算开支业务报表和自己的职能权限进行审批。

公司财务人员将员工投递来的原始凭证的合法性及与领导审批内容的一致性加以确认后,可以通过系统中的银行管理系统模块将付款信息直接导入网上企业银行进行付款,再也不必进行繁重的现金支付和票据填写,系统在月末还可以自动进行与银行的对帐。公司记帐会计则可以通过系统中的帐务管理系统模块,完成记帐凭证的编制,这一过程中记帐会计只需对系统自动生成的记帐凭证进行确认或稍做修改即可。为了避免财务人员在多个系统之间切换的麻烦,系统除支持报销业务生成的记帐凭证之外,企业所有的记帐凭证都可以在网络报销系统中录入完成,一次全部导入金蝶会计信息系统(在总公司记帐凭证被导入了ORACLE数据库)。

【企业收益】

中兴——安财网络报销解决方案的实施为中兴集团内部建设统一、实时、有序、先进的财务信息系统奠定了坚实的基础。事实证明,安财网络报销系统的实施是成功的,取得了满意的效果。

1)实现了集团财务的集中管理与监控,提高了资金使用效率 系统通过中兴公司总部、各地分支机构组成的广域网,实现了对各分支机构经济活动的实时监控,可以随时、随地进行公司及其分支机构的财务处理,并实时地进行财务信息的动态传递。   

2)实现了远程处理、动态核算。系统顺利实现了远程报帐、远程核算、远程查询,财务信息的传递和处理突破了时空的限制,使领导可以及时、准确地了解公司的财务状况,为其决策提供支持。

3)实现了业务数据的源头采集。系统在实现网络报销的同时,起到了数据采集器的作用,使财务管理从财务部门延伸到了业务前端,许多宝贵原始数据在员工提交报销申请的时候,系统自动采集,为管理的深化和细化提供了数据基础。有一点需要强调,中兴——安财网络报销系统的“报销”是一个比较大的概念,除了日常费用报销之外,所有需要走审批流程的支出在这里均定义为“报销”。

4)会计工作真正实现了从核算会计向管理会计的转变,网络报销系统可以自动实现原始凭证向记帐凭证的转换,自动进行银行支付和对帐,从而把财务人员从低效、烦琐的重复劳动中解放出来,减低了单据处理过程的出错率,也大大消除了财务管理和会计核算中财务人员不增值的作业时间。

5)加快支付速度,节约成本开支系统支持员工任何时间、任何地点,在线或离线提交报销申请,领导任何时间、任何地点进行签批。从而节约了领导和员工大量的有效工作时间,提高了工作效率。以10000名员工,每人每月报销两笔计算,目前通过安财网络报销系统处理的单据量平均每月20000笔左右。过去,员工填完单据,要找签批人签批,然后再到财务前台,等待单据审核并结算。按每人每次报销的平均等待时间30分钟计算,每月可节省10000小时左右。这样可以使员工把更多的精力投入到本职工作中,这无异于降低了企业的运营成本。

6)实现了与中兴通讯ERP的对接,安财网络报销系统顺利地实现了与中兴实施的ERP(企业资源计划系统)对接,为中兴全面成功实施、AR、GL模块奠定了基础。另外,该系统与ORACLE帐务的规范对接还解决了西方ERP帐务的形式和界面与中国财务人员工作习惯相矛盾的问题,系统中的帐务管理模块除了支持费用报销形成的记帐凭证生成外,集团所有记帐凭证都可以通过这一友好的、国内财务人员易于接受的功能界面录入,然后由系统自动转换为ORACLE帐务数据格式。

最后最值得一提的是,网络报销系统中运行保存的财务数据属机密信息,中兴——安财网络报销解决方案提供了以下安全措施:

(1)填写的报销单经过变码加押,从而生成了一串具有特殊格式的数字,因此在网络上传输的是数据而不是程序,这一串数字具有不可抵赖性,而且防止重复发送;

(2)经过密码加押的数据在网上传输之前经过两层加密,一层采用了标准SSL加密协议,另一层采用了安财公司自主开发的加密协议,有效地保证了数据传输安全;

(3)领导审批签名经过CA认证;

(4)将核算中心内部的财务管理制度“硬化”到了电脑系统中,通过设置业务管理和权限管理防范风险。