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三一重工财务管控信息化体系在机械制造行业的构建与实践

【企业简介】

三一重工是一家全球工程机械制造商50强、亚洲品牌500强、中国企业500强的企业,员工人数4万多人,产品批量出口110多个国家与地区,2009年实现销售额300亿,2010达500亿,目前正处于高速成长阶段。作为一个国际化企业,三一重工正逐步实现企业信息化管理。

【面临挑战】


机械制造行业是一个国家综合国力的重要体现,是国民经济和社会发展的物质基础,伴随经济全球化的漫延,我国机械制造业正处于历史上难得的发展机遇期,开始直面庞大的内需市场和更为开放的国际市场,并已获得了持续六年的高速发展,也籍此逐步成为国际机械制造业的中心。现在,诸多因素的出现都在预示着整个中国机械制造业的发展即将迎来一个拐点,处在发展关键时期的中国机械制造业,不能再沿袭原有的传统思路。为转变发展模式,实现信息化与工业化融合已是迫在眉睫。在SAP系统、GSP系统等大行其道之后,财务共享服务中心(Finance Shared Service Center,简称FSSC)也开始进入机械制造业,为企业实现财务信息化、标准化、集中化提供高效益、低成本的管理模式。
本文以拥有30多个海外子公司,在国内建有5大产业园,业务范围覆盖150余国家的国内机械制造龙头企业三一重工为例,阐述其财务共享服务中心系统在组织规划、流程设计、费用控制、制度优化、商旅管理、商务卡应用等方面进行分析,为其他行业实施费用管控提供借鉴。

作为一个国际化企业,三一重工正逐步实现企业信息化管理。目前三一虽已引进了如SAP系统、预算系统、GSP系统,但在财务管控这一块却仍保留着传统的处理方式,主要是手工操作:在费用报销方面员工填写纸质报销单、在费用控制方面主要由年度预算及资金计划进行相关控制,整个报账流程给各层领导和财务人员带来很大的压力,也降低了员工报账的满意度。实现有效的“费用控制”关键在于事前对业务费用的审批和把控,因此希望通过费用系统的上线承担起原本不该由资金计划承担的“费用控制”功能,通过事前申请锁定预算,实现真正意义上的事前费用控制目的,具体系统业务内容如下:

系统业务内容 

通过三一重工财务共享服务中心系统的引入,将公司财务管控在真正意义上实现制度化、信息化。首先,实现费用借支申请和报销在工作流中完成,并与预算绑定;建立费用报销平台,员工差旅借支、报账均在该系统中操作,并实现与SAP总帐系统和预算系统集成,达到预算控制目的;其次,建立票据影像中心,通过条码扫描,将票据信息上传到报销系统,达到报销票据E化目的;然后,实现与资金、网银系统的集成,提高报帐效率和员工满意度。所建系统完全按财务共享服务中心模式打造,通过报销业务流程优化,为公司建立先进、高效的费用报销管理模式,并能够适应企业多变的组织结构和国际化高速发展需求,以满足公司未来发展。并通过项目实施,培养一批财务信息化管理人才,满足公司持续发展战略的需要。

【解决方案】

共享服务中心建设的具体内容:

在本案例中,按照共享服务中心理念规划,并依据其流程将中心组织结构分为了:

影像管理室:负责费用涉及票据的收集、扫描、影像上传、财务初核;

财务审核室:负责费用的财务审核;

财务稽核室:负责费用的财务复核;

资金管理室:负责费用的支付结算。

影像管理系统应用流程图

因财务共享服务中心系统的推进与实施将涉及到该集团几乎所有员工,业务流程的实现和系统的实施具有较大的难度和工作量,因此项目分系统、分阶段逐步进行实施建设,以规避新系统对现有模式带来冲突的风险。

(一)整体目标

作为三一重工财务共享服务中心建设的切入点,项目涉及三个核心系统,整体目标如下:

费用系统

实现三一重工各项运营和管理费用事前的预算控制,事中的标准化、自动化流转审批,事后的银企直联支付及自动生成财务凭证;实现原始票据电子化;实现自动分配并统计财务审核任务,为财务共享服务中心的建立奠定基础。

商旅系统

配合三一重工商旅中心整合各类机票、酒店资源,提供在线比价预订服务,结合费用系统逐步规范员工差旅行为,并为企业差旅政策的持续改进提供完善的数据参考。

商务卡系统

协同发卡银行,获取并管理商务卡交易数据,结合费用系统有效减少借款,降低集团财务成本,并为三一重工费用内控和监督提供有效工具。项目实施分三个阶段逐步完成:

商务卡系统实施步骤 

(二)整体流程

整体业务着力于包含主营项目机械制造在内的所有集团业务部门,以实现费用控制为核心,流程力求完备、细化、条理清晰,人员上共涉及到员工、费用专干、业务领导、财务会计、资金会计、费用记账、财务出纳、付款记账8类角色。时间上涉及初期作为费用指标的预算,事前作为控制关键的费用申请,事后作为业务主体的费用报销这三个阶段。

各级别人员分别完成各自环节。员工:费用申请、借款、网上提单、打印、粘贴票据;票据员:扫描接收、分类下发;初核会计:审核票据、扫描入库;领导:在线审批;审核会计:单据复核、SAP记账、打印凭证;出纳:银行支付。

费用部分

第一步:员工在网上提交费用申请单(含借款),待单据审批完成后,出纳会按照所提供的收款方式付款到该账户。

第二步:需报销的业务发生后,员工在网上提交电子报销单后,打印带条码的报销单封面,和原始票据一起粘贴在A4纸上,横向投递至已设立的票据箱。

第三步:财务部票据员将每天收到的单据扫描条码确认接收。接收后按部门进行分类,并将分类后的部门单据下发至财务初核会计。

第四步:财务初核会计对单据进行审核,辨别票据真伪,判断票据粘贴是否符合要求,判断业务结合财务制度是否需要特批,审核完毕后将票据扫描至影像库。

第五步:员工提单后,各级领导在非系统中进行业务审批,涉及分摊的业务由分摊部门领导进行业务会签审批。

第六步:由审核会计审核报账业务是否符合财务制度,复核会计进行复核。

第七步:待单据电子状态到达出纳时,出纳审批后进行支付。出纳付款后单据电子状态到达记账会计时,系统自动将单据信息导入SAP进行账务处理,审核会计将复核无误的凭证以及调整后的报销单封面及时传递至初核会计处跟原始单据合并,装订归档。

通过该流程,将纸质手写的结算申请单、报销单转变成数据流在线单据,并在此基础上实现领导线下审批到系统在线审批的转变。同时从财务现场付款提升到了银企直连自动划转。

商旅部分

商旅平台兼顾三一现有商旅资源,包括互联网商旅平台、传统区域旅行社、航空公司、连锁酒店等,同时考虑未来其他自谈商旅资源的接入。实现商旅供应商统一发布商旅信息;员工统一查询竞价后的机票酒店信息,择优选择预定;商旅中心专员对订单进行跟进和处理;事后员工报销关联机票酒店订单,商旅中心结算专员定期进行订单汇总,和供应商进行定期结算。

三一通过以上方式,整合商旅资源,降低商旅成本,规范员工商旅行为,为商旅政策的制定和优化提供系统支持和数据支撑,整体流程如下:

商旅流程

商务卡部分

集团通过接入银行商务卡业务,为员工办理由个人承债的联名商务卡,并为商务卡系统定期提供交易记录;员工因公消费后,在商务卡系统中对交易记录进行分拆、分检、审核等操作后,直接把处理结果转成报销单进行提交,再经业务审批,财务审核后,出纳直接替员工进行还款。从而大幅减少集团预支款项,有效避免员工借资行为,提高了员工满意度,节约了集团费用成本。整体流程如下:

商务卡流程 

(三)核心功能

在上述流程中,我们可以发现,将纸质手写的结算申请单、报销单转变成数据流在线单据是整个流程乃至共享服务中心系统得以实现的关键。而这部分功能的实现得益于系统核心功能,即票据影像流转。票据影象流转步骤如下:

 票据影象流转步骤

填单:员工通过系统在线填报销单。

投递:员工打印系统提交单据,把原始票据黏贴到A4纸上,并附上其他附件,投递到部署在各处的任一票据箱中。

收集:财务票据员定时从票据箱收取员工投递票据,同时按业务性质将其进行专业分组。

扫描:扫描员将分组后的单据进行扫描,扫描系统根据条码将扫描图片自动分组,并按条码所代表数字一一命名。

上传:扫描后,扫描员将图片上传至影像服务器,系统根据条码数字进行校验,如果系统中校验无误,则允许上传。上传成功后,系统根据业务领导审批情况将单据分配至任务列表。

审核:财务根据集团财务借款报账制度进行单据的审核和金额的调整。

归档:审核完成后,导入帐务系统进行帐务处理并最终完成会计凭证制作及归档。 以票据影像流转步骤而言,过程已相当完善,但票据的收取,员工粘贴票据是否符合要求及票据的真伪在一定程度上会阻碍共享服务中心的运转,减缓财务人员的工作效率。

为确保票据流转环节的顺利进行,根据三一重工的上下班时间及财务人员工作安排,对票据环节实施了以下三个措施:

1、初核会计每天轮流收取票据,从票据箱中取出票据同时在票据箱记录本上签收。(票据收取时间:工作日定点收集票据使用专用票据收集袋),收回票据后在办公室分遣台将票据按部门分类,分派给对应的初核会计。

2、检查票据粘贴是否符合影像扫描要求,如果票据粘贴不符合影像要求,联系经办人将票据取回重新粘贴。 3、辨别票据真伪,如果发票不符合报销要求,在审批意见中详细说明发票不合规原因及相应扣减金额。

【企业收益】

系统上线前后业务比对分析

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共享服务中心费用控制分析

三一重工此前的借款报销流程是采用传统的纸质填单,经各级领导签字审批,提交财务审核记账,最后由出纳付款,整个过程缺少费用的事前管控,因此难以实现有效的费用控制。在传统的借款报销过程中,资金计划作为最后付款环节的支付基准,兼顾起了“费用控制”和“资金筹措”的双重功能。

三一重工业务上的资金计划是通过预算来确定每月资金计划,在每月月初费用专干根据月度预算来确定月资金计划。而在本月,每周资金计划的来源一是月度预算总额,是费用专干会搜集每周发生的费用来形成本周的资金计划,那么费用的将要发生是周资金计划的来源,周资金计划通过累计发生形成月资金计划。可见,资金计划一是来自于预算,二是来自于员工申请的将要发生的费用申请。但资金计划在时间上受到月、周的期间限制,其事前费用控制的作用相对也会受到一定程度的局限,其中月资金计划起到了一定程度的事前费用控制作用,但周资金计划更多的属于事后控制,难以达到灵活且真实的事前费用控制目的。

财务共享服务中心是充分利用信息技术将各企业分支机构各部门“分散式”的、重复性的职能业务整合到共享中心进行处理的机构。在上线系统中实现业务循环:费用申请-费用审核(费用借款)-费用报销;其中,费用控制的预算值取自预算系统,费用的发生申请和报销在费用系统中,之后费用的支付审核以及支付发生在资金系统中。系统完整体现了费用的计划,申请、审核、借款和报销,其中计划、申请和借款在同一表单中实现,同时如果费用为预算内,且费用科目为非固定费用科目时,报销需要关联申请,从而实现申请和报销的有效关联和控制。