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影像扫描系统方案

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票据影像流转

影像管理系统为财务共享服务提供了强有力的支撑。票据影像在财务共享服务应用中主要解决了票据实物流转问题(以电子化流程替代传统财务纸面化流程。系统间的数据则自动传递,减少纸质票据的传递,降低有机成本。)、原始凭证的调阅问题、离岸处理问题、业务处理的分工和效率问题。

安财票据影像流转方案

        填单:员工通过系统在线填报销单。 


        投递:员工打印系统提交单据,把原始票据黏贴到A4纸上,并附上其他附件,投递到部署在各处的任一票据箱中。 

        收集:财务票据员定时从票据箱收取员工投递票据,同时按业务性质将其进行专业分组。 


        扫描:扫描员将分组后的单据进行扫描,扫描系统根据条码将扫描图片自动分组,并按条码所代表数字一一命名。


        上传:扫描后,扫描员将图片上传至影像服务器,系统根据条码数字进行校验,如果系统中校验无误,则允许上传。上传成功后,系统根据业务领导审批情况将单据分配至任务列表。 

        审核:财务根据集团财务借款报账制度进行单据的审核和金额的调整。 

        归档:审核完成后,导入帐务系统进行帐务处理并最终完成会计凭证制作及归档。

    票据实物流转

    分子公司员工:

    员工随时、随地登录网页进行报销,整理原始单据、投递当地票据员。

    当地票据员:

    对纸质票据真伪初期检验、扫描,纸质单据暂存在当地。定期集中邮寄归档至总部/SSC。

    总部/SSC票据组:

    整理从全国各地邮寄来的票据,进行扫描接收,业务分拣归类,发送至审核人员。

    总部/SSC审核:

    扫描件信息通过IE传输至财务共享服务中心作为初始核算依据完成核算、扫描件确认,系统内记录派工和业务受理信息,处理完毕发出归档指令。

    实物归档:

    扫描点根据归档指令对应的扫描件信息整理暂存的纸质单据、匹配核算凭证,定期办理档案移交,后续纳入档案的柜号办理借阅、销毁等管理。

    核心功能

    核心功能

    核心功能

    价值体现

    集中管理提高效率:

    使用影像管理系统,将大量重复性高的职位集中管理,实现流程、政策标准化管理,有效的提高了工作效率,实现了费用的集中管控。

    审批流程标准化:

    根据需求和业务变化,企业自定义流程设计,灵活多变。规范企业费用管理流程,剔除管理盲点。

    票据流转高效迅速:

    总公司再无需等待异地的分子公司将报销实物发票寄到总部后再进行审批和审核,在线即可查看票据电子化影像,轻松、高效进行财务审批。

    减少票据邮寄成本:

    实物发票无需在各个报销节点之间流转,解决了实物发票传递过程中丢失损坏的问题,集中邮寄又帮助减少企业邮寄成本。

    凭证调阅

    对于没有必要查阅纸面凭证的调阅而言,影像系统以其高效的检索速度,使得查阅者可以根据相关信息在海量凭证中进行模糊查询,并迅速获取查询结果。

    需要查询纸面凭证的查阅者也可以在客户当地进行即时查询。

    离岸处理

    解决一些国家和地区对于原始凭证的离境进行了严格限制。凭证无需进行邮寄,离岸的共享服务中心仅针对影像进行业务处理即可。 影像系统带来的票据归档地和业务处理地的分离,可以帮助企业降低整体票据邮寄成本。

    分工及效率

    我们可以将一份单据中的不同部分划分为多个不同的工序进行处理,一份影像同时可以被多个人员调用,每个业务员只处理一份单据中的一个特定工序。形成一条有序的业务线。